你累了嗎？混合辦公模式成為新常態，雖然提升工作彈性，但工作壓力也隨之攀升！過去一年，Microsoft Teams 用戶的每週會議時間，大幅增加 148%；Email 發送量也爆增 406 億封，而微軟進一步釋出新工作趨勢指數報告 ─ Work Trend Index Pulse Report也指出，用戶有「數位超載（digital overloads）」的過勞現象，顯示遠距辦公雖帶動生產力提升，然而長時間面對大量會議與資訊，有損員工身心健康、連帶也對企業營運造成影響。
全球疫情有重新升高的趨勢，微軟建議企業執行混合辦公時，應及早採取行動因應。微軟已發表Microsoft Teams的多項功能以及 Microsoft Outlook 最新的會議排程功能，藉由軟體工具顧及員工身心健康，提醒員工適度休息、並在建立彈性工作環境之餘，也能讓員工獲得良好的工作環境。
腦波活動顯示：會議不間斷 壓力大幅上升 適度「會議留白」是解方
繼去年藉由腦波實驗[1]發現遠距工作的過勞問題，並推出一系列 Microsoft 365 新功能來協助遠距工作者，微軟進一步釋出的新工作趨勢指數報告 ─ Work Trend Index Pulse Report 發表一項由微軟人因工程實驗室（Human Factors Lab）執行的研究調查，針對微軟及非微軟員工進行 EEG 腦波檢測，實驗組連續參與四場 30 分鐘的視訊會議，中間沒有任何休息；對照組則在每場會議之間休息 10 分鐘，結果發現腦部活動的表現大不同：
- 腦部 Beta 波隨工作時間增加而明顯上揚：實驗組因為無法獲得休息，腦部 Beta 波愈來愈高，代表壓力累積；對照組因獲得短暫休息，在所有會議結束時，腦部 Beta 波仍維持穩定。
- 左右大腦額葉波不對稱（frontal alpha asymmetry）：實驗組因馬拉松式地參與會議，左右大腦額葉波出現負向不對稱，代表專注力下降；對照組則出現正向不對稱，仍能維持高度專注力。
- Beta 波陡升陡降：一場會議結束後立即進入下一場，使得實驗組的腦部 Beta 波在短時間內暴衝又滑落，在腦電圖上呈現許多針狀尖峰；尤其是在會議結束及開始前，壓力明顯上升。對照組不但較少針狀尖峰，而且在休息時十分鐘內，Beta 波明顯下降，代表壓力減輕。
此實驗帶來三項關鍵啟發：
- 會議之間短暫休息，能讓腦部「Reset 重新開機」，減少壓力的累積。
- 不間斷的會議將降低專注力和投入能力。
- 會議之間的轉換期，可能是高壓力的來源：前一個會議即將結束，意識到下個會議馬上開始，必須即刻轉換思考主題，因而造成壓力上升。
換言之，這項最新研究顯示，居家工作若無適度休息，壓力將大幅增加，專注力也隨之下滑；而最簡單的解方就是：短短 5 到 10 分鐘的休息，伸展、喝水、讓思慮放鬆，就能維持效率。
台灣微軟 Microsoft 365 事業部副總經理朱以方表示：「此次研究結果顯示，適度休息對於保持員工專注力與生產力非常重要，當混合辦公成為新常態，Microsoft Teams 用戶數也大幅成長，截至今年 4 月全球每日活躍用戶數已達 1.45 億人，比去年同期成長約2倍。面對工作疲勞，微軟陸續優化產品設計並釋出多元全新功能，致力協助管理者採取行動、培養全新且彈性的工作文化，讓團隊成員感受到生產力提升、兼顧工作與生活的平衡、向心力更強。」
面對數位超載 Microsoft Teams 功能推陳出新 助管理者因應辦公新常態
過去一年，微軟致力開發各種新工具，協助企業和個人在這個快速變動的時期，維持工作效率及身心福祉。例如 Microsoft Teams 的 Together mode 能幫助減緩會議中的疲勞；Virtual commute 功能則可重新設定工作與家庭生活的界限；Microsoft Viva Insights 則整合了 Headspace 冥想和正念功能等等。
微軟在今年三月公佈的 2021 工作趨勢報告中指出，數位超載已成為混合辦公新時代的迫切問題，全球受訪者有 54% 表示感受到工作過度，39% 則指出自己是明顯疲勞。如今透過腦波研究，微軟再度發現問題，並提出解決之道；Microsoft Outlook 最新發表的自動排程功能，在會議時程設定完成之後，系統即自動縮短會議時間 5 至 10 分鐘，作為休息空檔，讓遠距辦公者能確實休息。如此一來，不僅改善員工身心健康，也有助於管理者強化團隊向心力、為企業營運效能加分。
進入混合辦公新時代，以往隨時能夠享受的實體辦公樂趣如工作團隊午餐、員工旅遊會議、桌邊閒聊、Happy Hours……等，隨著遠距辦公而被剝奪。因此，如何重新找回工作團隊的緊密連結，在這個邁入辦公新時代的轉型期，顯得格外重要。微軟不斷透過調查分析，找出混合式辦公帶來的問題，提供企業管理者思考調整的契機，此次發表的報告結論及相關軟體工具，只是微軟造福新時代辦公族群及企業效能的一個開始，未來微軟將持續發現問題、推出更多功能來助力個人、企業與組織。
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[1] 原文來源：Reimagining virtual collaboration for the future of work and learning – Microsoft 365 Blog Reimagining virtual collaboration for the future of work and learning Reimagining Virtual Collaboration For The Future | M365 Blog
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